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Framework de reuniões eficientes: stand-up, decisão e brainstorm

Modelos prontos para os 3 tipos mais comuns de reunião com templates de pauta, facilitação e follow-up.

reuniõesstand-upfacilitaçãoprodutividadetemplates

Objetivo do Prompt

Reduzir reuniões improdutivas implementando formatos estruturados que garantam que cada reunião tenha objetivo claro, pauta definida e ações concretas.

Exemplo Real de Uso

Rafael Gomes, tech lead em uma empresa de e-commerce em Porto Alegre, lidera um time de 8 devs que gasta 12h/semana em reuniões — a daily dura 40 minutos, a retrospectiva vira sessão de terapia e reuniões de decisão terminam sem decisão.

Prompt

Crie frameworks prontos para uso para meus 3 principais tipos de reunião.

**Meu contexto:**
- Cargo: [SEU CARGO]
- Tamanho da equipe: [NÚMERO] pessoas
- Tipos de reunião que tenho: [LISTE — ex: daily stand-up, planning, retrospectiva, 1:1, decisão estratégica, brainstorm, status update]
- Ferramenta de videoconferência: [Google Meet/Zoom/Teams]
- Ferramenta de notas: [Notion/Google Docs/Confluence]
- Maior problema atual com reuniões: [DESCREVA]

**Para cada tipo de reunião, entregue:**

1) **Stand-up / Daily (máx 15 min)**:
- Formato: 3 perguntas padrão adaptadas ao meu time
- Regras: tempo por pessoa, o que NÃO discutir
- Como lidar com digressões ("parking lot")
- Template de registro rápido
- Variação assíncrona: como fazer por Slack/Notion se não precisar ser síncrona

2) **Reunião de Decisão (30-45 min)**:
- Template de pauta pré-reunião (enviar [NÚMERO] horas antes)
- Formato: contexto → opções → critérios → decisão → ações
- Método de decisão: RAPID, consenso, voto — qual usar quando
- Papéis: facilitador, tomador de decisão, informados
- Template de Decision Log (registrar decisão, rationale, responsável, prazo)

3) **Brainstorm / Ideação (45-60 min)**:
- Fase 1: divergir (10 min silêncio + escrita individual)
- Fase 2: compartilhar (15 min round-robin sem julgamento)
- Fase 3: agrupar (10 min dot voting ou afinidade)
- Fase 4: convergir (15 min aprofundar top 3 ideias)
- Regras: sem "sim, mas"; usar "sim, e"; quantidade > qualidade
- Ferramenta: Miro/FigJam/Notion para quadro colaborativo

**Regras Universais para TODAS as reuniões:**
- Checklist pré-reunião (pauta, objetivo, participantes mínimos)
- Regra de ouro: "Essa reunião poderia ser um email/mensagem?"
- Formato de convite do Google Calendar (template)
- Follow-up em até [NÚMERO] horas com action items
- Meeting-free blocks: como proteger horários no calendário

Entregue templates prontos para copiar no [FERRAMENTA DE NOTAS].

Como usar este prompt

  1. 1Cole o prompt diretamente no ChatGPT, Claude, Gemini ou qualquer assistente de IA.
  2. 2Personalize os campos entre colchetes [assim] com suas informações específicas.
  3. 3Para melhores resultados, forneça contexto adicional sobre seu caso de uso.
  4. 4Combine múltiplos prompts em uma conversa para resultados mais completos.
  5. 5Salve os prompts que mais usa para acesso rápido no futuro.

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