Para usar IA no Excel e no Google Planilhas, descreva a estrutura dos dados, peça fórmulas com critérios claros e confira a resposta em uma base pequena. Neste roteiro, você vai organizar contas a receber: calcular saldos, identificar atrasos e separar o que vence na data de referência, sem misturar pagamentos parciais com quitações.
Como usar IA no Excel e no Google Planilhas para contas a receber
A IA propõe e explica as fórmulas; a planilha executa os cálculos. O objetivo aqui é montar uma fila de cobrança conferível, não pedir um resumo financeiro sem saber de onde saíram os números.
Você pode usar uma conversa com a ferramenta de IA, sem integração com a planilha:
- Informe colunas, intervalos e regras.
- Peça a fórmula e sua explicação.
- Cole a resposta na célula indicada.
- Compare o resultado com o exemplo.
- Só então copie para as outras linhas.
Os três prompts abaixo seguem esse fluxo. Use clientes fictícios: gerar fórmulas não exige compartilhar nomes, documentos ou dados bancários.
Prepare os dois programas
As fórmulas usam português do Brasil e ponto e vírgula. No Excel ou no Google Planilhas, digite =SOMA(1;2) em uma célula vazia. O resultado esperado é 3.
No Google Planilhas, confira as configurações de local e idioma das funções, incluindo a opção de usar nomes de funções em inglês. Não basta presumir que a aparência em português garante a mesma sintaxe.
A documentação do Google informa: “Você pode alterar as configurações de local, fuso horário, cálculo e o idioma das funções no Google Planilhas”.
Antes de começar:
- Preencha todas as células obrigatórias.
- Use datas reconhecidas pela planilha, não textos.
- Digite valores como números.
- Registre um título por linha.
- Acumule na coluna Recebido os pagamentos daquele título.
O curso ChatGPT para Finanças de PMEs pode servir como estudo complementar; neste exercício, mantenha o foco na conferência dos títulos.
Exemplo ilustrativo: carteira hipotética de recebimentos
Este exemplo é hipotético e serve para conferir as fórmulas.
Na linha 1, digite exatamente os cinco cabeçalhos abaixo, de A1 a E1. Preencha os dados até a linha 6.
| Identificador | Cliente | Vencimento | Valor | Recebido |
|---|---|---|---|---|
| T001 | Cliente Alfa | 15/10/2026 | 1200 | 1200 |
| T002 | Cliente Beta | 18/10/2026 | 850 | 0 |
| T003 | Cliente Gama | 20/10/2026 | 600 | 200 |
| T004 | Cliente Delta | 10/10/2026 | 400 | 400 |
| T005 | Cliente Épsilon | 21/10/2026 | 950 | 0 |
Acrescente os cabeçalhos:
| Célula | Texto |
|---|---|
| F1 | Ação |
| G1 | Duplicidade |
| H1 | Saldo |
| I1 | Dias de atraso |
| J1 | Situação |
| K1 | Conferência |
| M1 | Data de referência |
Em M2, digite a data 21/10/2026. Reserve N1:O7 para o resumo apresentado adiante.
Aqui, atraso significa saldo positivo com vencimento anterior à referência. Um título vencendo na própria referência não está atrasado.
As 12 fórmulas para copiar
Preencha as seis primeiras fórmulas na linha 2 e depois copie F2:K2 até a linha 6. A coluna F depende de I e J, portanto termine o conjunto antes de avaliar os resultados.
1. Definir a ação de cobrança
Em F2:
=SE(J2="Atrasado";SE(I2>=7;"Priorizar contato";"Contato inicial");"Sem cobrança por atraso")
O corte de sete dias é uma regra deste exercício, não uma regra universal. A coluna será usada no resumo e pode ser filtrada para organizar contatos.
2. Localizar identificadores repetidos
Em G2:
=SE(CONT.SE($A$2:$A$6;A2)>1;"Repetido";"Único")
Cada título deve ter identificador próprio. Uma repetição pede investigação, não exclusão automática.
3. Calcular o saldo
Em H2:
=MÁXIMO(0;D2-E2)
O saldo mínimo é zero. Recebimentos acima do valor original serão sinalizados em K, sem compensar dívidas de outros títulos.
4. Calcular dias de atraso
Em I2:
=SE(H2=0;0;MÁXIMO(0;$M$2-C2))
Quitados e títulos ainda não vencidos ficam com zero. Formate a coluna como número, não como data.
5. Classificar a situação
Em J2:
=SE(H2=0;"Quitado";SE(C2<$M$2;"Atrasado";SE(C2=$M$2;"Vence na referência";"A vencer")))
A quitação vem primeiro: uma conta paga não deve aparecer como atrasada.
6. Sinalizar valores inconsistentes
Em K2:
=SE(OU(D2<=0;E2<0;E2>D2);"Conferir valores";"OK")
Esta regra exige valor original positivo e recebimento entre zero e o valor original. Ela não verifica todas as possíveis falhas de cadastro.
7. Somar o saldo aberto
Em N1, escreva Indicador; em O1, Resultado. Em N2, escreva Saldo aberto. Em O2:
=SOMA(H2:H6)
Resultado esperado: R$ 2.200,00.
8. Somar o saldo atrasado
Em N3, escreva Saldo atrasado. Em O3:
=SOMASES(H2:H6;C2:C6;"<"&$M$2)
Resultado esperado: R$ 1.250,00. O critério usa vencimento anterior à referência.
9. Somar o que vence na referência
Em N4, escreva Vence na referência. Em O4:
=SOMASES(H2:H6;C2:C6;$M$2)
Resultado esperado: R$ 950,00, sem incluir esse valor no atraso.
10. Contar títulos atrasados
Em N5, escreva Títulos atrasados. Em O5:
=CONT.SES(C2:C6;"<"&$M$2;H2:H6;">0")
Resultado esperado: 2. O saldo positivo exclui títulos quitados.
11. Contar contatos iniciais
Em N6, escreva Contatos iniciais. Em O6:
=CONT.SE(F2:F6;"Contato inicial")
Resultado esperado: 2. Assim, a coluna de ação alimenta uma medida operacional.
12. Calcular a proporção recebida
Em N7, escreva Proporção recebida. Em O7:
=SEERRO(SOMA(E2:E6)/SOMA(D2:D6);0)
Formate como porcentagem. Resultado esperado: 45%, correspondentes a R$ 1.800,00 recebidos sobre R$ 4.000,00 originais.
A lista oficial de funções do Google Planilhas permite consultar a sintaxe ao adaptar os cálculos.
Três prompts para usar a IA no fluxo
Pedir a fórmula antes de copiar
Crie uma fórmula para Excel e Google Planilhas, com funções em português do Brasil e separador ponto e vírgula.
Na linha 2, C2 contém vencimento como data, H2 contém saldo numérico não negativo e M2 contém a data de referência. Os campos estão preenchidos.
A fórmula vai em J2. Regras, nesta ordem: saldo zero = Quitado; saldo positivo e vencimento anterior à referência = Atrasado; saldo positivo e vencimento igual à referência = Vence na referência; saldo positivo e vencimento posterior = A vencer.
Fixe M2 para copiar a fórmula para baixo. Mostre fórmula e explicação. Não altere dados nem acrescente juros.
Uma resposta adequada deve devolver:
=SE(H2=0;"Quitado";SE(C2<$M$2;"Atrasado";SE(C2=$M$2;"Vence na referência";"A vencer")))
Confira J4: o título T003 tem saldo de 400 e vencimento anterior à referência, portanto deve retornar “Atrasado”. Essa comparação valida a resposta antes de ampliar o uso.
Investigar um resultado diferente
Analise este caso hipotético sem alterar valores: D4=600, E4=200, C4=20/10/2026 e M2=21/10/2026. D é valor original, E é recebido acumulado, C é vencimento e M2 é referência.
Regras: saldo = máximo entre zero e D-E. Dias de atraso = zero se quitado; nos demais casos, máximo entre zero e referência menos vencimento. Atrasado exige saldo positivo e vencimento anterior à referência.
Espero saldo 400, um dia de atraso e situação Atrasado. Explique a conta e liste referências, tipos de dados e operadores a conferir se houver divergência. Não suponha pagamentos, juros ou multas adicionais.
Pedir casos de conferência
Crie seis linhas hipotéticas de contas a receber, com referência em 21/10/2026. Mostre identificador, vencimento, valor original positivo, recebido, saldo esperado, situação e alertas.
Inclua quitação, pagamento parcial atrasado, vencimento na referência, vencimento futuro, recebimento acima do valor e identificador repetido. Repita um identificador em duas das seis linhas.
Saldo = máximo entre zero e valor menos recebido. Situação: saldo zero = Quitado; saldo positivo com vencimento anterior = Atrasado, igual = Vence na referência, posterior = A vencer.
Alertas: recebido negativo ou acima do valor original = Conferir valores; identificador repetido = Repetido em todas as ocorrências. Sem essas condições, use OK. Alertas não alteram o saldo calculado nem autorizam correção ou exclusão automática. Não acrescente juros.
Passe do teste para a rotina diária
Primeiro, confira todos os resultados esperados. Depois, em uma cópia, altere um vencimento para uma data futura, repita um identificador e registre um recebimento acima do valor original para verificar os alertas.
No uso diário, substitua M2 por =HOJE(). A classificação passa a acompanhar a data corrente; com data fixa, continua representando aquela referência.
Ao acrescentar títulos, copie as fórmulas e amplie todos os intervalos que terminam na linha 6. Preserve $M$2. Resolva duplicidades e valores inconsistentes antes de usar a fila para cobrar clientes.
