Un caso de negocio de IA se aprueba cuando dirección entiende tres cosas en cinco minutos: qué problema se resuelve, cuánto cuesta y cómo se sabrá si funcionó. La IA acelera la redacción y el análisis de escenarios, pero el trabajo real está antes: elegir un problema con número, definir tres métricas y ser honesto con los riesgos. Si tu propuesta empieza por la tecnología en lugar del problema, la conversación se convierte en una discusión sobre herramientas y se aplaza.
Estructura de una página
| Sección | Contenido | Límite |
|---|---|---|
| Problema | Qué ocurre hoy y qué cuesta | 3 frases con un número |
| Propuesta | Qué se hará, en una frase | 2 frases |
| Métricas | Tres indicadores con línea base y objetivo | Tabla de 3 filas |
| Inversión | Coste total y coste de no actuar | 1 tabla |
| Riesgos | Tres riesgos y su mitigación | 3 viñetas |
| Decisión | Qué se pide exactamente | 2 frases |
Paso 1: elige un problema con número
Un problema sin número no compite por presupuesto. Antes de escribir nada, busca el dato: horas dedicadas, errores por mil, tiempo de respuesta, coste por gestión, citas perdidas, facturas rechazadas. Si no existe el dato, la primera fase de la propuesta será medirlo.
| Problema vago | Problema con número |
|---|---|
| "Perdemos mucho tiempo respondiendo consultas" | "Cada consulta repetida cuesta 6 minutos de media; son unas 40 al día" |
| "Los informes salen tarde" | "El 30 % de los informes mensuales se entrega después de la fecha comprometida" |
| "Hay errores en los datos" | "Se detectan 12 errores de captura por cada 1.000 registros" |
La segunda columna se puede discutir; la primera no. Y si el número es aproximado, dilo: es más creíble un rango declarado que una cifra falsa de precisión.
Paso 2: define tres métricas, ni más ni menos
Dirección no retiene diez indicadores. Elige tres: una de eficiencia (tiempo o coste), una de calidad (errores, satisfacción, cumplimiento) y una de adopción (uso real por parte del equipo). Sin la tercera, los proyectos de IA mueren por falta de uso.
| Métrica | Línea base | Objetivo a 90 días | Cómo se mide |
|---|---|---|---|
| Tiempo medio de respuesta | 6 min por consulta | 3 min | Registro del sistema |
| Errores de captura | 12 por 1.000 | Menos de 5 | Muestreo semanal |
| Uso por el equipo | 0 | 80 % de la plantilla activa | Registro de accesos |
La línea base es obligatoria. Sin ella, el resultado no se puede atribuir a nada y el proyecto se convierte en una opinión.
Paso 3: coste total, no coste de licencia
El error más frecuente es presentar solo la suscripción. El coste real incluye: licencias, tiempo de configuración, formación, tiempo del equipo durante la implantación, revisión humana continua y, si aplica, integración técnica.
| Concepto | Tipo | Estimación |
|---|---|---|
| Licencias y consumo | Recurrente | Según volumen |
| Configuración inicial | Único | Horas de proyecto |
| Formación | Único | Sesiones + material |
| Revisión y mantenimiento | Recurrente | Horas al mes |
| Coste de no actuar | Comparación | Coste actual por trimestre |
La última fila es la que gana discusiones: si el coste de no actuar es mayor que la inversión, la decisión se vuelve sencilla.
Paso 4: anticipa las tres preguntas difíciles
Prepara la respuesta a estas tres, porque van a llegar:
- "¿Qué pasa si la IA se equivoca?" Responde con el proceso de revisión humana y con la métrica de calidad, no con "no se equivoca".
- "¿Y los datos de clientes?" Explica qué datos se usan, dónde se alojan y qué no se envía a herramientas externas.
- "¿Cuánto tarda esto en dar resultados?" Da un primer hito a 30 días, aunque sea pequeño, y el resultado principal a 90.
Paso 5: pide una decisión concreta
Una propuesta sin decisión explícita se aplaza. Pide algo pequeño y verificable: aprobar una prueba de 30 días con alcance limitado, asignar a una persona responsable, o financiar la fase de medición. Y deja claro qué necesitas de dirección además del dinero: un responsable con tiempo asignado y una decisión sobre qué proceso se cambia.
Ejemplo trabajado
Una empresa de logística quiere usar IA para clasificar incidencias de reparto. La página quedaría así:
- Problema: 60 incidencias diarias se clasifican a mano; el tiempo medio de clasificación es de 4 minutos y el 15 % se reasigna a otra categoría.
- Propuesta: clasificación automática con revisión de las incidencias dudosas y panel de seguimiento.
- Métricas: tiempo de clasificación de 4 a 1,5 minutos; reasignaciones por debajo del 5 %; uso del panel por parte de los tres coordinadores.
- Inversión: configuración inicial, formación de dos sesiones y revisión mensual. Comparado con el coste actual de clasificación manual por trimestre.
- Riesgos: categorías ambiguas (se resuelven con una lista de criterios), datos incompletos (se marca y se deriva), dependencia de una persona (documentación y segunda persona formada).
- Decisión: aprobar una prueba de 30 días en una sola delegación.
Ese último punto es clave: una prueba pequeña se aprueba mucho más fácil que un proyecto transversal, y genera los datos que necesitas para la siguiente fase.
Limitaciones y supuestos
Este formato no convierte una mala idea en buena: si el proceso que quieres automatizar está mal diseñado, la IA lo acelerará igual de mal. Antes de proponer, comprueba que el proceso tiene criterios claros y que alguien lo posee.
Tampoco sustituye al análisis financiero de tu organización: las estimaciones de coste deben pasar por quien gestiona presupuesto, y las de ahorro por quien controla las operaciones. Y en sectores regulados, la revisión de cumplimiento debe entrar antes de la prueba, no después.
Si quieres aprender a construir estos casos con datos reales y ejercicios, revisa los cursos de IA en español y la biblioteca de prompts profesionales. Para equipos que necesitan alinear criterios antes de proponer, existe la formación de IA para equipos.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas páginas debe tener un caso de negocio?
Una página para la decisión y anexos para el detalle. Si necesitas diez páginas para explicar el problema, probablemente no está bien definido todavía.
¿Qué hago si no tengo línea base?
Propón la medición como primera fase: dos semanas midiendo el proceso actual. Es una inversión pequeña y evita discusiones futuras sobre si el resultado es real.
¿Cómo respondo a "esto lo puede hacer cualquiera con ChatGPT"?
Reconócelo y desplaza la conversación al proceso: la diferencia está en los criterios, la revisión, la integración con vuestros sistemas y la formación del equipo. La herramienta es la parte fácil; el proceso es lo que se aprueba.
¿Y si dirección rechaza la propuesta?
Pregunta qué falta para decidir y pide una prueba más pequeña. Un rechazo suele significar que el problema no era prioritario o que el número no era creíble; ambas cosas se pueden corregir.